Redefinimos la estrategia mediante la Iniciativa de Transformación de las TI

Hola de nuevo, lectores de Sun Inner Circle. Soy Bob Worrall y les ofrezco mi aportación a sus lecturas de verano, aunque el tema es adecuado para cualquier época del año: alcanzar los objetivos de TI con mayor rapidez y eficiencia. Un aspecto fundamental es que el enfoque de Sun se desvía de la gestión tradicional de TI. En mi departamento, hay equipos de empleados que ayudan a definir la estrategia en un programa que hemos llamado Iniciativa de Transformación de las TI.

Además de asegurar que las TI funcionen mejor y más rápido, el programa ha avanzado mucho en la definición de un indicador interno denominado Recommend Sun Index (RSI, Índice de recomendación de Sun) que mide la moral. También indica la probabilidad de que los empleados de Sun recomienden los productos y servicios de la empresa, así como las oportunidades de trabajo. En mi departamento, el RSI ha crecido del 70% al 87% en sólo tres años.

Sin duda, ambas cifras son elevadas. Cuando el RSI rondaba el 70%, hace tres años, el departamento de TI estaba inmerso en un proceso de reestructuración a gran escala en el que la plantilla pasó de 2000 a 600 empleados. A pesar de que la reestructuración contaba con numerosos detractores, la orientación profesional y la comunicación de la lógica en la que se basaban los cambios consiguieron mantener el RSI a un nivel aceptable.

La transparencia y la comunicación también permitieron una transición fluida al nuevo modelo organizativo, y los empleados aportaron sugerencias de valor incalculable sobre la transferencia de procesos y funciones a proveedores externos. El proceso de transformación funcionó tan bien que decidimos mantener el programa para afrontar las nuevas estrategias de TI. En la actualidad, los equipos de transformación son parte fundamental del personal y determinan la asignación de las funciones de trabajo a las nuevas iniciativas.

Para poder ofrecerles una descripción más completa de la Iniciativa de Transformación de las TI, he entrevistado a Linda Martino, responsable ejecutiva del programa durante los dos últimos años. Linda depende de mí como vicepresidente de tecnología de la información y es una defensora entusiasta de ampliar los poderes de los empleados para mejorar los resultados. En la siguiente conversación, platicamos sobre los resultados tangibles del programa y sobre los aspectos que otras organizaciones podrían considerar para implicar a sus empleados en las decisiones estratégicas.

Worrall: ¿Qué es lo que más sorprende a las personas ajenas a Sun sobre la Iniciativa de Transformación de las TI?

Martino: Sorprende que se hayan obtenido buenos resultados recurriendo a las bases para resolver los problemas. Toda la iniciativa de transformación se basa en la idea de que muchos problemas organizativos pueden ser resueltos por empleados apasionados que desean ser parte de la solución.

Desde la puesta en marcha del programa en 2005, el departamento de TI de Sun ha sido capaz de hacer una transición extraordinariamente fluida hacia el modelo de servicios subcontratados, y ahora puede presumir de tener una de las morales más altas y los índices de rotación más bajos de la empresa. De hecho, nuestros índices de rotación son de los más bajos del sector, lo cual es esencial para nuestras operaciones. No es necesario recordar a los lectores que es muy difícil encontrar profesionales de las TI de primer nivel.

Worrall: Es muy cierto, pero las personas ajenas a Sun suelen asombrarse de que los empleados sean parte de la solución. Sin embargo, el hecho es que quienes trabajan en el departamento de TI de Sun, sea cual sea su nivel, aportan constantemente nuevas formas de mejorar la eficiencia de la organización.

Martino: Esto me hace pensar en la importancia del concepto de ritmo para la organización de TI de Sun. Para comprender el sentido de ritmo para la organización, el equipo de transformación llevó a cabo una serie de sesiones de brainstorming y desarrollo ideas muy agresivas sobre cómo acelerar el trabajo en toda la organización.

Worrall: Esto nos lleva a una pregunta que escucho con frecuencia. ¿Cómo consigue la iniciativa que los empleados resuelvan problemas que afectan a todo el departamento de TI?

Martino: Parte del éxito del proyecto de transformación se debe a la organización. El resto es fruto del compromiso de los empleados. Todas las personas implicadas participan voluntariamente en la iniciativa de transformación de las TI.

El proyecto de transformación consta actualmente de 40 empleados. El grupo básico cuenta con ocho personas, y hay cuatro subgrupos que se encargan de asuntos concretos definidos por el equipo directivo del departamento de TI.

Para que los lectores puedan comprender lo que hacen estos equipos, describiré brevemente sus responsabilidades. El grupo básico de transformación está compuesto por ocho miembros y colabora con el equipo directivo para definir los retos. También sugiere los problemas que debe resolver la iniciativa.

A continuación, el equipo de alineación organizativa concreta sus actividades definiendo las funciones en la nueva estructura de la organización de TI. El equipo de cultura y entorno resuelve importantes cuestiones relacionadas con la moral y el espacio de trabajo, mientras que el equipo de desarrollo del talento ayuda a los empleados de TI a desarrollar su carrera profesional. el espacio de trabajo, mientras que el equipo de desarrollo del talento ayuda a los empleados de TI Por último, el subgrupo de integración y medidas se asegura de que el resto de los equipos desarrollen correctamente sus tareas y cumplan los plazos.

Worrall: En tus dos años de responsabilidad ejecutiva, ¿cuánto tiempo has dedicado a la dirección de estos grupos?

Martino: Como directora ejecutiva del proyecto de transformación, puedo afirmar que, en gran medida, los equipos se dirigen solos. Lo sé porque asisto al 85 por ciento de las reuniones, pero rara vez necesito intervenir para orientar la conversación. También ayuda el hecho de que el líder del equipo básico sea un director de TI. De esta forma se mejora el enfoque y se evitan las sugerencias que puedan crear problemas para los departamentos de recursos humanos, jurídico y financiero.

Además, la mayoría de los empleados de TI de Sun tienen muchos años de experiencia, lo que ayuda a que todo vaya bien. Las pocas sugerencias equivocadas que he escuchado procedían de personas nuevas o con poca experiencia, pero el resto del equipo intervino rápidamente para explicar por qué no funcionarían.

Naturalmente, hay un límite práctico en el número de proyectos que se pueden gestionar en el transcurso de un año, y también en el número de empleados de TI que pueden participar en la iniciativa. Ésta es la razón por la que hacemos un esfuerzo consciente para que la gente rote en el programa. Cada año, cambiamos el liderazgo de los empleados y los asuntos a tratar.

Worrall: Veamos ahora de la forma de medir los resultados del programa. ¿Qué medidas te parecen esenciales para la Iniciativa de Transformación de las TI?

Martino: Los valores de RSI son indicadores críticos de éxito, además de una de las razones por las que Computerworld seleccionó recientemente a Sun como la mejor empresa para trabajar en TI.

También medimos los resultados en función de los objetivos del programa, que se definen en un plan de acción ensamblado cada año por los subgrupos de integración y medidas. El plan identifica las áreas que requieren atención, además de la agenda de las actividades concretas que resolverán los problemas. A continuación, nos evaluamos una vez al trimestre para valorar si hemos cumplido los objetivos y entregado en plazo todos los elementos previstos.

Algunos de los elementos incluyen seminarios Web y presentaciones para formar al personal de TI y ofrecerle información sobre las nuevas direcciones de la estrategia.

Nuestra evaluación también incluye áreas en las que la organización de TI no funciona todo lo bien que quisiéramos, especialmente en cuestiones relativas al desarrollo de los empleados y la comunicación. Los resultados están disponibles para todos los miembros de la organización en un sitio Web interno.

Worrall: Cuando hablo de la Iniciativa de Transformación de las TI fuera de Sun, siempre hay alguien que me hace la misma pregunta: "¿Cuáles son las ventajas para los empleados?"

Martino: Bueno, participar en la Iniciativa de Transformación de las TI es bueno para el desarrollo profesional. Los miembros de los equipos tienen acceso al equipo directivo, lo que contribuye realmente a su reconocimiento. Puede que sea una de las razones por la que los empleados están deseando unirse a los equipos de transformación. Los empleados de TI de Sun pueden ver que las sugerencias de los miembros de los equipos cuentan normalmente con el respaldo de tu oficina, Bob.

Además, los miembros de los equipos tienen ventaja a la hora de mejorar su rendimiento ayudando a desarrollar los requisitos de trabajo. Por ejemplo, el equipo de desarrollo del talento ha creado una arquitectura completa de puestos de trabajo y carreras que planifica cada trabajo de la organización de TI, con descripciones de las calificaciones necesarias para cada puesto. De esta forma, los empleados pueden pensar en la mejor forma de contribuir a la organización en los meses y años futuros.

Worrall: Este desarrollo de las capacidades mejora la agilidad de la organización de TI, ¿no te parece?

Martino: Sin duda alguna. Los empleados comprenden mejor las estrategias y objetivos y tienden a orientar su desarrollo profesional para cumplir tales objetivos. Como sabes, los conocimientos que necesitan los profesionales de las TI en Sun han cambiado mucho en los últimos años. En la actualidad, muchos de nuestros empleados se han convertido en expertos en gestión de proveedores de TI externos, y estos conocimientos seguirán siendo necesarios a medida que avancemos en el modelo del software como servicio, donde los servicios de TI se subcontratan a proveedores externos.

Worrall: ¿Qué recomendaría a otras organizaciones para poner en marcha un programa similar a la Iniciativa de transformación de las TI?

Martino: La mejor manera de empezar es realizar encuestas serias de satisfacción de los empleados. Estos mecanismos de información son esenciales para identificar las áreas en las que puede trabajar un grupo de transformación. Es importante que los empleados sepan que la información que faciliten no se utilizará para juzgarlos ni en su contra. Pregunte a los empleados qué preguntas desearían ver en la propia encuesta. De esta forma podrá identificar las áreas que se pueden transformar, ya que suele ser difícil para un equipo directivo comprender todas las fuentes de problemas de moral y rendimiento.

También recomendaría a una empresa sin experiencia en este tipo de iniciativas que no abordara inicialmente más de uno o dos problemas y que seleccionara cuidadosamente a los empleados encargados de analizarlos. Dé suficiente libertad al grupo en términos de autoridad, responsabilidad y presupuesto y observe la evolución de los empleados con el programa.

Por último, sea extremadamente claro en lo que se puede cambiar y lo que no. Si lo hace así, el programa funcionará por sí solo.

Worrall: Es muy cierto. También es importante reconocer los logros. En la organización de TI de Sun, el personal directivo siempre reconoce las contribuciones de los equipos de transformación, lo que fomenta nuevas contribuciones de personas cuyas ideas se han convertido en un ingrediente esencial de nuestro éxito.

Bob Worrall
CIO, Sun Microsystems
cio@sun.com